Comment rédiger une liste de tâches efficace

Je me souviens avoir essayé mon premier emploi du temps heure par heure pour m'aider à faire avancer les choses quand j'avais 10 ans. Ce n'était pas vraiment mon truc. J'ai depuis retiré le programme horaire, mais je compte toujours sur une liste de tâches quotidiennes.

Je suis passé par les mêmes mouvements tous les soirs à l'université. J'ai écrit, à la main, ma liste de choses à faire pour le lendemain, classées par priorité. À côté de chaque tâche, j'ai noté le nombre d'heures que chaque tâche devrait prendre.

C'était et c'est toujours une habitude et trouver un système qui fonctionne a été une lutte pour moi. J'ai testé une variété de méthodes, acheté un certain nombre de livres sur le sujet et expérimenté: écriture à code couleur, rappels de notes Post-it dans la salle de bain, applications, Day-Timers - vous l'appelez, j'ai essayé il. Je suis donc parti à l'aventure pour trouver le moyen le plus efficace non seulement d'écrire ma liste de tâches quotidiennes, mais aussi d'accomplir plus de choses.

La brève histoire de la liste des choses à faire

Charles Schwab était un magnat de l'acier et un homme obsédé par la production et l'efficacité économique. Il a été l'un des premiers Américains à introduire un processus de flux de travail rapide, appelé taylorisme, dans ses usines. Au début des années 1900, Schwab a envoyé une note indiquant qu'il récompenserait généreusement l'individu qui pourrait améliorer la productivité de ses employés.
Ivy Lee, le père des relations publiques, a rencontré Schwab et a suggéré ce qui suit:

Chaque employé doit écrire six tâches par jour, les classer de la priorité la plus élevée à la plus basse et se mettre immédiatement au travail sur la première tâche. Ils devraient continuer à parcourir leurs listes, toutes les tâches inachevées passant simplement à la liste du lendemain. Après 90 jours de création de listes et de suivi, Schwab a remarqué une amélioration spectaculaire de la productivité.

La liste des tâches est devenue une nécessité quotidienne dans la vie moderne, mais ce n’est pas exactement un outil qui vous rend plus productif.

À un moment donné, vous avez probablement dressé une liste de tâches avec 10 tâches ou plus à accomplir en peu de temps. Lorsque vous arrivez au travail, l'immensité des tâches vous laisse dans un état de paralysie, avec un lourd sentiment d'obligation et un sentiment tenace au fond de votre esprit. Les psychologues appellent cette sensation lancinante l'effet Zeigarnik, un phénomène ancien dans le domaine de la psychologie. Notre esprit restera fixé sur une tâche inachevée, faisant souffrir notre santé mentale et physique.À la fin, nous sommes libérés du fardeau de cette tâche.

La précipitation psychologique d'accomplir toutes nos tâches est un état que notre esprit aime. Alors pourquoi faisons-nous ces listes gigantesques en premier lieu?

Le Dr Tim Pychyl est un expert dans le domaine de la recherche sur la procrastination. Il soutient que vous ressentez un sentiment immédiat d'accomplissement simplement en écrivant toutes les tâches que vous souhaitez accomplir, sans en terminer aucune. Votre cerveau simulera le succès que vous aimeriez ressentir.

Écrire de nombreuses tâches non spécifiques sur une liste de tâches est le parfait proxy de ces fantasmes. Il vous permet de fantasmer sur la réussite de tâches difficiles et vous donne la permission de vous livrer mentalement à cette pensée. C'est une gratification instantanée, mais vous n'avez vraiment rien accompli.

Commencer votre journée avec une liste de tâches non prioritaire peut également nuire à votre capacité à prendre des décisions productives au fil de la journée. L'épuisement de l'ego fait référence à la quantité de «points» décisionnels que nous avons. Au fur et à mesure que nous épuisons nos points, notre capacité à prendre des décisions intelligentes se détériore.

Plus de 100 expériences confirment qu'en exerçant plus de maîtrise de soi au début de la journée, votre motivation et votre attention diminueront au fil de la journée. C'est pourquoi les gens ont tendance à tricher sur leur régime alimentaire après des journées stressantes et épuisantes. Si vous passez chaque matin à décider quoi manger au petit-déjeuner ou à choisir ce que vous devriez porter, vous gaspillez des ressources limitées de maîtrise de soi sur des tâches sans importance. C'est l'une des raisons pour lesquelles le légendaire PDG d'Apple, Steve Jobs, était connu pour porter la même tenue tous les jours.

Rédiger une liste de choses à faire efficace

Écrire des tâches vagues d'un mot sur votre liste de tâches vous empêche d'accomplir la tâche plus rapidement. Vous devez penser concrètement à vos tâches. Bien que l'écriture d'une tâche en utilisant des termes non spécifiques puisse vous aider à gagner du temps pour le moment, cela nuit à votre progression et ne vous fait pas gagner de temps à long terme.

Voici comment vous rédigez une liste de tâches:

1. Pour accélérer la tâche, tout ce dont vous avez vraiment besoin est une liste plus courte. N'écrivez pas plus de trois tâches sur votre liste de tâches quotidiennes. Vous pouvez avoir une deuxième liste en cours qui garde une trace des tâches à venir. Classez-les par ordre de priorité. Posez-vous la question: «Quelle tâche me fera me sentir le plus accompli?» C'est la tâche n ° 1. Après avoir répertorié trois tâches, mettez toutes les tâches de dépassement de capacité sur une feuille de papier distincte que vous pouvez facilement ranger. Gardez-le hors de vue.
2. Utilisez de petits post-it ou des fiches lignées. Un petit morceau de papier vous empêchera physiquement d'écrire une longue liste de choses à faire.
3. David Allen, le gourou de la liste de tâches, suggère d'écrire votre tâche comme une action. Cela vous évitera d'utiliser des termes non spécifiques lors de la création de votre liste. Par exemple, au lieu de "trouver des déménageurs", essayez "appelez maman et demandez-lui de suggérer un déménageur". Une façon de garder un œil sur cela est chaque fois que vous notez une nouvelle tâche, demandez-vous: "Quelle est l'étape n ° 1 pour accomplir cette tâche?" L'étape n ° 1 devient votre nouvelle tâche.
4. Afficher une tâche à la fois. Si trois tâches par jour, c'est trop, vous pouvez augmenter votre productivité en affichant votre liste une tâche à la fois. Essayez maintenant Faites ceci. Ou si vous êtes de la vieille école, écrivez une tâche par note Post-it, puis empilez-les pour que les tâches précédentes soient masquées.

Ivy Lee n’avait pas tout à fait raison; six tâches étaient bien trop nombreuses pour une journée. Mais clairement, il avait la tête au bon endroit - il a continué à côtoyer et à consulter régulièrement les Rockefeller. Charles Schwab a ensuite fait de Bethlehem Steel la deuxième plus grande société indépendante de production d'acier.