6 étapes pour mieux gérer votre temps: une entrevue avec Russell Bishop

Aujourd'hui, j'ai le plaisir d'interviewer Russell Bishop, actuellement rédacteur en chef principal du Huffington Post et fondateur de Bishop & Bishop, une société de conseil et de coaching. Russell est l'auteur de nombreux articles sur le pouvoir du choix et de la prise de conscience, et a deux livres en développement. Expert en transformation personnelle et organisationnelle, Russell a coaché ​​des équipes de direction, des entrepreneurs et des PDG dans 34 pays à travers le monde. Il a donné des conférences pour des programmes de MBA pour cadres à l'UCLA, à l'Université du Texas et à l'Université de Washington. Russell a obtenu une maîtrise en psychopédagogie de l’Université de Californie et réside actuellement à Santa Barbara, en Californie.

Je suis heureux que mon mari Eric n’ait pas entendu notre conversation, car Eric me suit depuis des mois pour trier mes e-mails et supprimer ceux dont je n’ai pas besoin. À un moment donné, Russell m'a demandé combien de messages j'avais dans ma boîte de réception. Je n’ai pas trouvé le numéro. Finalement, j'ai juste commencé à additionner tous les e-mails de mes cinq comptes, et je lui ai dit que le chiffre était d'environ 70 000.

Il éclata de rire.

"Quoi?" J'ai dit: "Est-ce beaucoup?"

En tout cas, j’ai grand besoin d’une gestion du temps et d’un encadrement organisationnel, et j’ai toujours apprécié les publications de Russell sur le Huffington Post. Alors voici pour partager quelques-uns de ses conseils d'organisation avec vous!

Thérèse: Dans votre article «Le multitâche est-il bon pour vous?» vous expliquez la différence entre le multitâche et le multi-objectif. Le premier conduit à une demi-tâche, ce qui n'est pas recommandé. Comment éviter la demi-tâche?

Russell: Je pense que la première chose que nous devons faire est de nous concentrer sur le but et la valeur de ce que nous faisons. La plupart des gens sont distraits par ce qui se trouve juste devant eux. Ils reçoivent un e-mail, alors ils le lisent. Ensuite, ils cherchent quelque chose et trouvent une note sur laquelle ils ont oublié de donner suite, et ainsi de suite. Ils voient la chose qui est juste devant eux. Et ils le font, sans trop réfléchir.

Thérèse: Vous dites donc que nous devons utiliser le système à quatre quadrants de gestion du temps que Stephen Covey présente dans son livre, «Les sept habitudes des personnes qui réussissent très bien», pour distinguer l'urgence de l'important?

Russell: Précisément. C’est une formule classique - urgente ou importante - qui aide une personne à accorder l’attention appropriée à quelque chose - à évaluer sa valeur - afin que les questions non urgentes ne deviennent pas urgentes. Parce que le principal reproche que j'entends de mes clients, c'est qu'ils combattent constamment les incendies. Je leur dis: «Ne soyez pas un pyromane d’entreprise.»

Thérèse: Ça a l'air bien, mais comment fais-tu ça?

Russell: En fonctionnant un peu plus comme un service d'incendie. Ces gars-là peuvent-ils se permettre d'avoir un pneu crevé ou un problème mécanique avec le camion? Non. Les vies dépendent de leur apparition sans accroc. Ils prennent donc toutes les précautions nécessaires pour se préparer. Ils font entretenir le camion. Ils suivent la formation appropriée.

Thérèse: Je suis avec vous, mais comment cela se traduit-il par une meilleure gestion du temps?

Russell: Je pense que pour ne pas éteindre les incendies dans votre vie personnelle et professionnelle, vous devez 1. obtenir un plan, 2. vous engager et 3. le faire. Vous attribuez de la valeur à chaque tâche et vous décidez de la manière de l’exécuter, de sorte que ce qui n’a pas été fait ne brûle pas et ne cause pas un énorme problème.

Thérèse: D'accord, alors quand vous recevez un e-mail ou que quelqu'un vous demande de faire quelque chose, comment mettez-vous en œuvre ce plan de pompiers?

Russell: J'ai une série de six questions que je me pose afin de traiter l'information.

1. Qu'est-ce que c'est? Est-ce une information? Dois-je faire quelque chose?
2. Quelle action est requise? Combien de temps cela prendra-t-il? Si c'est moins de deux minutes, puis-je le faire maintenant?
3. (Si cela prend plus de deux minutes) Quelle valeur apparaît si je fais cela? Quel est l'impact?
4. Cela vaut-il la peine de le faire? Quelles sont les conséquences si je fais cela ou si je ne le fais pas?
5. Est-ce ma responsabilité ou est-ce pour quelqu'un d'autre? Qui est chargé de gérer cela?
6. Y a-t-il une date limite? Doit-il être fait à une certaine date? Et si ce n’est pas ma responsabilité, dois-je faire un suivi?

Thérèse: Quelle est selon vous la plus grosse erreur que nous commettons dans la gestion de notre temps?

Russell: Je pense que nous devons toujours nous assurer que ce que nous faisons est lié à un objectif significatif, et de cette manière, nous attribuons l'intégrité personnelle à chaque tâche.