3 conseils supplémentaires pour gérer le stress des e-mails

Le stress lié à la vérification de vos e-mails - ou de vos textes, qui sont devenus encore plus courants - n'a fait qu'augmenter depuis que j'ai écrit pour la première fois sur la façon de gérer le stress des e-mails il y a cinq ans. Nous sommes devenus une société toujours active, avec l’attente que de nombreux employés soient disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7… Même lorsque les emplois de la plupart des gens ne sont pas si importants que la vie d’une personne sera en jeu si nous n’étions pas disponibles.

C’est vraiment dommage. La technologie était censée nous aider à avoir plus de temps libre et à nous libérer pour pouvoir passer une plus grande partie de notre vie avec des choses qui comptent vraiment - comme la famille, les amis et les expériences. Au lieu de cela, il nous lie à nos appareils d'une manière que leurs inventeurs n'auraient jamais imaginée.

Donc, si vous vous sentez stressé d'être toujours connecté à votre appareil pour consulter vos e-mails et vos SMS, voici trois autres conseils pour vous aider à faire face.

Conseils pour gérer le stress des SMS et des e-mails

En plus des conseils que nous avons abordés il y a cinq ans - filtrez les éléments importants, temps de réponse des segments et arrêtez de vérifier chaque minute - voici quelques moyens simples mais efficaces supplémentaires de soulager le stress des SMS et des e-mails.

1. Utilisez la règle des 3 secondes.

Un problème courant avec les e-mails (plus que les textes) est que nous passons trop de temps à décider quoi faire à propos d'un e-mail spécifique. «Hmmm, il a soulevé beaucoup de bons points dans son e-mail, alors devrais-je leur répondre maintenant, attendre de lui en parler en personne, ou…?»

Forcez-vous à ne pas passer plus de 3 secondes à décider quoi faire avec un e-mail: répondez-y avec un e-mail rapide, supprimez-le, archivez-le ou «à faire» (planifiez-le pour un appel téléphonique ou une réunion, répondez plus tard pour une réponse plus longue, ou prenez une autre action de suivi). Bien qu'il puisse être difficile de respecter cette règle au début, vous serez peut-être surpris de voir à quel point il est facile de prendre l'habitude de limiter votre temps de prise de décision. C'est un moyen rapide et facile de parcourir votre boîte de réception avec chaque e-mail pris en charge en un rien de temps.

2. Désactivez les notifications pour toutes les choses sauf les plus importantes.

Cela peut sembler entraver un outil destiné à améliorer le flux de communication et la productivité, mais les téléphones portables et les ordinateurs de bureau d'aujourd'hui regorgent de distractions multitâches qui vous font travailler. moins efficace et moins efficace.

Comme je l’ai noté précédemment, la plupart des gens sont en fait des multitâches assez horribles - mais ironiquement, la plupart des gens pensent qu’ils effectuent plutôt bien des tâches multiples. Cette formule donne un mauvais résultat. Nous pensons tous que nous faisons beaucoup lorsque nous effectuons plusieurs tâches à la fois, mais nous en faisons moins que si nous nous étions simplement concentrés sur une tâche à la fois.

Les notifications ne sont utiles que lorsqu'elles signifient quelque chose de spécial - sinon elles ne deviennent qu'un bruit de fond blanc dans votre routine quotidienne. Ainsi, ces petites fenêtres contextuelles indiquant que vous avez un nouveau courrier électronique agissent simplement comme des distractions coûteuses pour la capacité limitée de votre cerveau à traiter les stimuli entrants. Chaque avis que vous consultez rapidement a un coût silencieux.

Fermez-les sauf pour les notifications les plus importantes (comme celles de votre patron ou une ligne d'objet de courrier électronique qui dit «Urgent» ou «Urgence»). Vous pouvez faire savoir à vos collègues et à votre famille que vous changez également votre routine, afin que personne ne soit vexé que vous ne répondiez aux e-mails que quatre ou cinq fois par jour (au lieu d'être instantanément toutes les minutes de chaque jour).

La désactivation de vos notifications vous aidera également à planifier vos réponses par e-mail à quelques fois par jour (au lieu de chaque fois que quelque chose de nouveau arrive). Ceci est important pour vous aider à vous sentir responsable de votre e-mail - pas à sa merci.

3. Se désinscrire. De tout.

Les entreprises adorent «nous tenir informés» de chaque petite nouveauté qu’elles font. La vérité est que la plupart des bulletins d'information et des mises à jour de produits auxquels nous nous sommes inscrits ne sont jamais lus par près de 90% des personnes auxquelles ils sont envoyés. Les entreprises le savent, mais elles continuent de les envoyer de toute façon à des personnes qui n'ouvrent jamais ces e-mails. Vous en faites partie.

Alors pourquoi ne pas arrêter le problème à sa racine? Parcourez votre boîte e-mail et soyez imprudent en vous désabonnant de chaque newsletter ou e-mail d'entreprise que vous recevez et qui vous est automatiquement envoyé. Vous êtes autorisé à en garder un ou deux s’ils comptent beaucoup pour vous et que vous lisez réellement. Mais le reste ne fait que contribuer à votre sentiment d'être dépassé et stressé par la quantité de courriels que vous recevez.

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