5 façons d'arrêter le stress de la boîte de réception et de reprendre le contrôle de votre temps
Parfois, j'ai l'impression de passer toute la journée à répondre à des courriels, sans jamais trouver le temps de me consacrer à des projets et des tâches plus importants.
En ce qui concerne les e-mails, il y a une pression et une urgence inhérentes à la tâche. Il est facile de penser que nous devrions constamment vérifier les e-mails et répondre rapidement - ou nous risquons d’être perçus comme paresseux, désorganisés et improductifs.
Lorsque votre boîte de réception est encombrée de centaines d’e-mails, c’est difficile à regarder. Nous pouvons facilement nous sentir paniqués et ne pas avoir le contrôle. Mais en réalité, ce n’est pas le nombre de messages dans votre boîte de réception qui compte, c’est la quantité de votre propre cerveau et de votre énergie mentale dans cette boîte de réception. C’est ce qui sabote votre productivité.
Pour maximiser votre potentiel, vous devez filtrer les distractions et contrôler votre environnement de manière à dynamiser votre concentration et votre créativité. Tu contrôlez votre boîte de réception - ne la laissez pas vous contrôler.
Adopter une approche proactive plutôt que réactive peut vous aider à échapper à la prison de messagerie. Voici quelques conseils pour créer une relation plus saine avec le courrier électronique:
- Faites un régime de boîte de réception.
Consulter vos e-mails toutes les cinq, 10 ou 15 minutes peut sérieusement nuire à votre capacité de concentration. Essayez d'adapter une stratégie de vérification des e-mails deux fois par jour: une fois le matin et une fois vers la fin de la journée. L'établissement d'une politique vous permettra d'être concentré pendant de plus longues périodes. Si cela vous aide, trouvez un partenaire responsable pour vous aider à tester cette pratique. - Fermez votre client de messagerie.
Fermez votre application de messagerie ou votre navigateur jusqu'à l'heure d'arrivée prévue de vos e-mails. Rassurez-vous, le monde ne s'arrêtera pas si vous ne répondez pas immédiatement. Pour vous aider à réduire votre dépendance, essayez de désactiver votre connexion Internet, qui utilise une technique psychologique appelée «dispositif d'engagement». Si vous êtes un utilisateur Gmail, consultez Inbox Pause, une extension Gmail qui met vos e-mails en attente jusqu'à ce que vous soyez prêt à les recevoir à nouveau. - Désactivez les alertes et les notifications.
Désactivez les effets sonores et les rappels des e-mails. Sur votre ordinateur et votre smartphone, désactivez vos cloches, sonneries et alertes vibrantes. Celles-ci peuvent être des distractions inutiles pour détourner votre attention des tâches à accomplir. - «Se désabonner» souvent et généreusement.
En matière de messagerie électronique et de productivité au travail, moins c'est plus. Vous vous souvenez de la fois où vous vous êtes inscrit à la liste de diffusion d’un grand magasin pour bénéficier d’une réduction supplémentaire de 20%? Éliminez les newsletters et autres mailings que vous recevez régulièrement. Libérez de l'espace dans votre boîte de réception en vous désabonnant à tout ce que vous ne lisez pas ou n'avez pas l'intention de lire (par exemple, les alertes quotidiennes sur les offres). C’est facile à faire et ne prend pas longtemps, mais cela en vaut la peine. Pour simplifier encore davantage le désencombrement, essayez Unroll.me. Il vous aide non seulement à vous désabonner des listes indésirables, mais il regroupe également tous vos abonnements dans un résumé. - Prenez des décisions rapides.
Chaque e-mail nécessite une action. Une bonne règle de base: si l'action peut être terminée en cinq minutes, faites-la sur-le-champ. Par exemple, si vous devez décider d'assister à un événement, faites un jugement rapide et répondez par un simple oui ou non. Pour les autres demandes, pensez au temps que la tâche vous prendra. Si c'est quelque chose qui peut être fait en cinq minutes, éliminez-le. Soyez ferme et respectez les directives que vous vous êtes fixées. S'il s'agit d'une tâche à laquelle vous devez revenir, prenez la décision de: classer l'e-mail dans un dossier approprié; imprimez le; ou ajoutez-le à une liste de tâches. Assurez-vous de planifier une heure à laquelle vous reviendrez à la tâche et la traiterez.Parfois, la partie la plus difficile de vider votre boîte de réception est d'accepter de dire non aux demandes et aux opportunités. Votre temps est limité et très précieux. Ne le dépensez pas dans votre boîte de réception.
Faire quelques petits pas chaque jour pour hisser les e-mails du siège du conducteur vous rapprochera d'autant plus du travail en pleine conscience et selon vos propres conditions.
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