Outils forgés pour aider les groupes d'intervention d'urgence à coordonner les bénévoles

À la suite d'une catastrophe, de nombreuses personnes se tournent vers les organisations d'aide d'urgence pour demander comment elles peuvent aider, mais organiser tous les nouveaux volontaires peut s'avérer difficile.

Aujourd'hui, une équipe de recherche de l'Université d'État de Caroline du Nord et de l'Université de l'Alabama a développé des outils pour aider les responsables des interventions d'urgence et des secours à coordonner le plus efficacement possible les efforts des volontaires.

«Les volontaires spontanés sont des personnes qui, à la suite d'une catastrophe, contribuent impulsivement aux efforts d'intervention et de relèvement sans affiliation à des organisations bénévoles reconnues (par exemple la Croix-Rouge) ou à d'autres premiers intervenants typiques», a déclaré le Dr Maria Mayorga, auteur correspondant de deux des études sur la question et un professeur au Département de génie industriel et des systèmes Edward P. Fitts de NC State.

«Ces personnes constituent une source de travail à la fois inestimable et difficile à gérer. Affecter des volontaires après une catastrophe peut être difficile, car vous ne savez pas combien de volontaires viennent ni quand ils arriveront. En outre, le défi peut être compliqué pour les efforts, tels que la distribution de nourriture, où vous ne savez pas non plus la quantité de fournitures que vous devrez distribuer ou le nombre de personnes qui auront besoin d'aide. "

Pour l'étude, l'équipe a utilisé des modèles de calcul avancés pour traiter ces zones d'incertitude afin de développer des lignes directrices, ou des règles empiriques, que les responsables des secours d'urgence peuvent utiliser pour aider les volontaires à faire la plus grande différence.

Le document le plus récent se concentre sur l'affectation de volontaires à des tâches où la quantité de travail à effectuer peut changer avec le temps, comme la recherche et le sauvetage, l'évaluation des besoins et la distribution de secours.

"Essentiellement, nous avons développé un modèle qui peut être utilisé pour déterminer l'affectation optimale des volontaires à des tâches lorsque vous ne savez pas combien de travail sera nécessaire", a déclaré Mayorga. «Par exemple, dans la distribution des secours, il y a une incertitude à la fois sur l'approvisionnement en articles de secours et sur la demande des survivants de la catastrophe.»

"Nous avons ensuite utilisé le modèle pour créer et tester des règles empiriques qui peuvent être appliquées même lorsque les responsables de l'assistance n'ont pas accès aux ordinateurs ou à Internet."

Les chercheurs ont découvert qu'une politique simple qui fonctionne bien est la politique de «la plus grande demande pondérée (LWD)», qui affecte des bénévoles à la tâche qui a le plus de travail à faire. Dans ce cas, le travail est priorisé par son importance. Par exemple, répondre à la demande en eau est plus important que répondre à la demande en produits de nettoyage.

Toutefois, si la différence d’importance entre les tâches devient suffisamment importante, la meilleure option consiste pour les responsables à affecter des volontaires en fonction du «plus grand temps de compensation de la file d’attente (LQCT)», qui est le temps nécessaire pour terminer le travail en cours si le nombre actuel de volontaires est inchangé.

«En fait, l'heuristique LQCT a bien fonctionné dans tous les cas que nous avons testés, mais il est plus difficile de l'évaluer rapidement», déclare Mayorga. "Nous recommandons donc aux responsables d'utiliser la règle LWD à moins qu'il n'y ait une très grande différence dans l'importance des tâches."

Cependant, les règles empiriques LWD et LQCT ne fonctionnent pas pour toutes les tâches.

En fait, l'équipe a constaté que les directives qui ont du sens pour les tâches de bénévolat où vous ne savez pas combien de travail sera nécessaire sont en fait mal adaptées aux tâches avec des charges de travail clairement définies telles que le nettoyage des débris après une catastrophe.

Dans un article de 2017, les chercheurs ont constaté qu'une bonne règle de base pour le nettoyage des débris était «le moins de volontaires», dans lequel les volontaires sont simplement affectés à la tâche où le moins de volontaires y travaillent.

«Notre travail dans ces documents fournit des stratégies pour incorporer des volontaires spontanés dans des efforts de secours organisés pour nous aider à parvenir à une gestion sûre et réactive des catastrophes», déclare Mayorga.

«Il convient également de noter que ces travaux se sont concentrés sur une seule organisation affectant des volontaires à des tâches. Dans notre travail futur, nous nous concentrons sur des stratégies qui peuvent être utilisées par plusieurs agences pour coordonner les efforts et amplifier la réponse des volontaires.

Les résultats sont publiés dans la revue Oméga.

Source: Université d'État de Caroline du Nord