Votre formule en 3 étapes pour une approche du courrier électronique sans stress

"Ne consultez vos e-mails qu'une fois le matin et une fois l'après-midi - ni plus, ni moins."

"Définissez une réponse" Absent du bureau "pour que les gens sachent que vous vous concentrez sur votre travail et que vous ne consultez pas vos e-mails."

Des conseils de gestion des e-mails comme celui-ci sont généralement proposés par des experts du travail et de la carrière qui avertissent que la boîte de réception est le tueur ultime de productivité. Et c’est vrai: l’un des outils les plus répandus dans les entreprises modernes est devenu l’un de ses plus grands inconvénients. Pour nous concentrer, nous devons limiter notre temps en prison de courrier électronique chaque jour.

Ce que les experts en productivité ne partagent pas, c'est que le pouvoir de distraction des e-mails va bien au-delà de la simple interruption de notre flux de travail. En fait, vos habitudes numériques sont liées à des facteurs psychologiques qui se produisent en dehors de votre conscience.

Ce que votre habitude de messagerie vous dit

Lorsque vous rencontrez un déclencheur - dites un ding vous alertant d'un nouveau message dans votre boîte de réception - peut-être que votre réaction instinctive est de répondre immédiatement. Vous vous tournez vers votre téléphone ou votre ordinateur portable et commencez à taper.

Après avoir répondu, vous ressentez une petite poussée de satisfaction. Tu ressentir productif, et cela ne vous dérangerait pas de ressentir cela plus souvent. Mais avant de vous en rendre compte, vous vous retrouvez dans un cycle de vérification et de réponse aux alertes par courrier électronique à toute heure: pendant le temps en famille, au dîner avec des amis, en traversant une intersection. Vous avez peut-être remarqué que c'est devenu une impulsion difficile à contrôler.

Ce type de réponse est une forme de «cognition implicite», des schémas inconscients qui influencent notre comportement - et c'est la raison pour laquelle c'est si difficile ne pas pour vérifier votre boîte de réception. Cela se produit lorsque, au fil du temps, votre processus de pensée passe à l'arrière-plan. Maintenant c'est semble automatique, mais en réalité, il existe une communication complexe entre votre cerveau, votre corps et votre système nerveux.

Avec la vérification et la réponse aux e-mails, ce qui commence comme une décision que vous prenez consciemment se transforme rapidement en un «rafraîchissement» automatique de votre boîte de réception sans même y penser. Lorsque la cognition implicite entre en jeu, nous vérifions les e-mails de manière impulsive, souvent lorsque nous savons que nous devrions travailler sur quelque chose de plus important.

Bien que cela puisse sembler bon au début de répondre aux e-mails de fin de soirée, cela peut rapidement avoir des conséquences néfastes sur vos relations, votre temps et votre bonheur général si vous laissez cela devenir une habitude. Ce rapide coup de plaisir, bien que non bénéfique à long terme, l'emporte sur le bon sens. Parce que nous associons à tort la satisfaction de répondre aux e-mails et la productivité, nous le faisons davantage jusqu'à ce que nous trouvions qu'il est ancré dans notre routine quotidienne.

Une approche consciente du courrier électronique: 3 questions à poser

Vous pouvez réentraîner votre cerveau pour qu'il soit plus attentif et intentionnel dans la façon dont vous utilisez le courrier électronique, ce que j'apprends plus en détail dans REWIRE, un programme conçu pour aider les gens à développer des habitudes plus saines et une meilleure relation avec la technologie. Comme pour les autres schémas négatifs, cela commence par vous poser quelques questions clés pour découvrir les raisons sous-jacentes pour lesquelles vous êtes obligé de tomber si souvent dans le terrier des e-mails.

1. "Est-ce la meilleure utilisation de mon temps?"

Sur quoi travailliez-vous juste avant d'être victime de votre boîte de réception? Le courrier électronique est le grand distracteur, alors utilisez cette question pour vous enregistrer et voir si l'impulsion de vérifier vos messages détourne votre attention pendant une séquence productive.

De nombreux courriels peuvent être rapidement lus, auxquels ils répondent par un simple «oui» ou «non», ou classés pour plus tard. Une bonne règle de base: si l'action peut être réalisée en 5 minutes, faites-la maintenant. Économisez de plus longues périodes de temps ininterrompu pour réaliser un travail significatif et à fort impact.

2. "Pourquoi ai-je besoin de consulter mes e-mails maintenant?"

Lorsque vous remarquez que vous êtes impliqué dans votre courrier électronique, passez à une approche plus consciente et consciente avant de continuer. Que se passe-t-il d'autre pendant que vous vous déplacez pour actualiser votre boîte de réception? Vous sentez-vous seul, ennuyé ou peur d’être jugé paresseux si vous ne répondez pas rapidement? Une fois que vous avez découvert la racine de l'impulsion, cherchez un moyen plus sain de satisfaire le besoin émotionnel ou physique que vous avez identifié.

Dans son livre Mieux qu'avant, l'expert du bonheur Gretchen Rubin, suggère de créer un menu de «friandises» - petits plaisirs ou indulgences qui servent d'exutoires productifs pour le stress. Rubin souligne que le plus souvent, les friandises saines n'impliquent pas de s'asseoir devant un écran, mais plutôt des actions, des personnes ou des choses qui vous revigorent. Quelques exemples seraient de jouer avec votre chien pendant 20 minutes, de vous acheter une bonne tisane, d'aller à un cours de yoga, de griffonner thérapeutiquement dans un livre de coloriage pour adulte ou d'organiser votre bureau (car si vous êtes un monstre soigné comme moi, vous trouve réellement cela relaxant).

3. «Quel objectif est-ce que j'essaie d'atteindre?»

Il y a une raison pour laquelle de nombreuses personnes parmi les plus performantes au monde évitent de consulter leurs e-mails dès le matin. C'est parce qu'en tant que Brendon Burchard, expert en développement personnel et auteur de La charge dit: "La boîte de réception n'est rien d'autre qu'un système d'organisation pratique pour les agendas des autres." Si vous ne faites pas attention, vous pouvez vous perdre dans un travail chargé, en réagissant simplement aux demandes d’autres personnes sans vous laisser le temps d’accomplir vos projets et priorités les plus importants.

Pour éviter ce piège, définissez une intention ou une raison spécifique pour ouvrir votre boîte de réception (c.-à-d. «Envoyez les documents à mon patron à examiner pour la réunion de 13 h», «Trouvez et imprimez les informations de vol»). Définir ce que vous voulez réaliser avant vous plongez dans l'email vous permet de rester concentré. Cela interrompt le cycle de cognition implicite qui vous amènerait généralement à rester embourbé dans votre boîte de réception. Au lieu de cela, vous gardez le contrôle de votre comportement, ce qui vous permet d'entrer et de sortir de votre boîte de réception et de passer à des éléments plus importants.

Une autre bonne stratégie pour contrôler vos habitudes de messagerie consiste à inverser l'équation et à réfléchir à ce que vous manquez lorsque vous le vérifiez. En tant qu'humains, nous sommes davantage motivés par les pertes que par les gains.Par conséquent, connaître les tâches importantes que vous sacrifiez en restant embourbé dans les e-mails peut vous aider à passer à l'action et à redéfinir les priorités pour travailler sur des choses qui comptent vraiment. Si vous êtes comme la plupart d’entre nous, vous avez du mal à parcourir tous les éléments de votre liste de tâches en un jour, mais en considérant ceux qui sont prioritaires, votre perte nette est moindre.

La plupart d'entre nous ne sont pas conscients de la mesure dans laquelle nous sacrifions notre attention à notre boîte de réception. Nous nous sentons flous, mais nous ne réalisons pas à quel point nos habitudes de vérification automatique et stupide des e-mails contribuent à la fatigue et à l'épuisement professionnel. Vous poser ces questions peut vous aider à déterminer si vos habitudes de messagerie vous mènent au succès ou ralentissent votre productivité. Armé de ces informations, vous avez le pouvoir d'ignorer dings et pings et reprenez le contrôle de votre boîte de réception.

PS: Si vous êtes prêt à reprendre le contrôle de votre temps, à changer vos habitudes numériques et à vivre une vie plus équilibrée, mon cours REWIRE est pour vous. Inscrivez-vous ici pour en savoir plus!