Les e-mails professionnels peuvent être contre-productifs pour les managers
Une nouvelle étude suggère que le courrier électronique peut être un simple problème plutôt qu'un avantage pour les gestionnaires, à moins que le courrier électronique ne soit «bien géré».
En fait, des chercheurs de la Michigan State University recommandent aux gestionnaires d'améliorer leurs performances en vérifiant moins souvent leurs e-mails.
Les enquêteurs expliquent que suivre le trafic de courrier électronique impose des exigences élevées aux gestionnaires, ce qui les empêche d'atteindre leurs objectifs et d'être de bons leaders.
La recherche, dirigée par le professeur de gestion Russell Johnson et publiée dans Journal de psychologie appliquée, est l'un des premiers à examiner l'impact des distractions des e-mails sur les gestionnaires, leur productivité et leur rôle en tant que leaders.
Les chercheurs ont découvert que les employés passent plus de 90 minutes par jour - ou 7 1/2 heures par semaine - à se remettre des interruptions de messagerie. Les gestionnaires, a déclaré Johnson, ne sont pas différents et leurs distractions ont des implications plus importantes.
«Comme la plupart des outils, le courrier électronique est utile, mais il peut devenir perturbateur et même dommageable s'il est utilisé de manière excessive ou inappropriée», a déclaré Johnson.
«Lorsque les managers sont ceux qui essaient de se remettre des interruptions de courrier électronique, ils ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs, ils négligent les responsabilités des managers et leurs subordonnés n'ont pas le comportement de leadership dont ils ont besoin pour prospérer.»
Les chercheurs expliquent que les gestionnaires ont des demandes différentes de celles des autres employés et lorsqu'ils se sentent dépassés et improductifs à cause des demandes de courrier électronique, ils réagissent en limitant les comportements des leaders et en basculant vers des tâches tactiques.
Cette action, a déclaré Johnson, est stratégique et intentionnelle afin qu'ils se sentent plus productifs. «Fait intéressant, nous avons constaté que les gestionnaires réduisaient davantage les« comportements de leader »que l’initiation de« comportements de structure »», a déclaré Johnson.
«Les premiers comportements concernent la motivation et l'inspiration des subordonnés, le fait de parler avec optimisme de l'avenir ou d'expliquer pourquoi les tâches professionnelles sont importantes; ces derniers sont plus concrets et axés sur les tâches, comme l'établissement d'objectifs de travail, l'attribution de tâches ou la rétroaction. »
Ainsi, non seulement les managers ne gèrent pas, mais ils se concentrent également sur des tâches plus petites pour se sentir productifs.
Pour tester comment les demandes de courrier électronique gênent les gestionnaires, Johnson et ses collègues ont collecté des sondages auprès d'un groupe deux fois par jour pendant deux semaines.
Les gestionnaires ont signalé leur fréquence et leurs demandes de courriels, leurs progrès perçus sur les tâches essentielles du poste, la fréquence à laquelle ils se sont engagés dans des comportements de leader transformationnels efficaces et à initier des comportements de leader de structure.
«Nous avons constaté que les jours où les responsables signalaient des demandes de courrier électronique élevées, ils signalaient une progression du travail perçue plus faible en conséquence et, à leur tour, adoptaient moins de comportements de leader efficaces», a déclaré Johnson.
En plus de ne pas s'acquitter de leurs propres responsabilités, les distractions par e-mail font souffrir les subordonnés d'un manque de comportement de leader, ou de ceux qui motivent et inspirent.
«Lorsque les managers réduisent leur comportement de leader et structurent les comportements, il a été démontré que les performances des employés, leur satisfaction au travail, leur engagement organisationnel, leur motivation intrinsèque et leur engagement diminuent, et le stress et les émotions négatives des employés augmentent», a déclaré Johnson.
Surtout, a déclaré Johnson, le comportement du leader a une forte corrélation avec la performance des employés qui, malheureusement, étaient les comportements qui ont été mis en veilleuse en raison des distractions par e-mail.
«La morale de l'histoire est que les managers doivent prévoir des heures spécifiques pour vérifier leurs e-mails. Cela met le manager en contrôle - plutôt que de réagir chaque fois qu'un nouveau message apparaît dans la boîte de réception, ce qui éloigne le contrôle du manager », a déclaré Johnson.
Source: Université d'État du Michigan
