9 conseils pour vous aider à devenir plus productif dès maintenant

Il n’ya jamais assez d’heures dans la journée. J'aurais aimé avoir plus de temps! 

Vous trouvez-vous en train de dire une version de ce qui précède environ un millier de fois pendant la journée (donner ou prendre)?

Si plus d’heures dans la journée peuvent être agréables, ce n’est pas nécessairement le manque de temps qui nous empêche d’accomplir des tâches et d’atteindre nos objectifs.

Parfois, ce qui nous arrête, c’est notre état d’esprit. Par exemple, pensez-vous que vous devez tout faire vous-même? Vous sentez-vous obligé de dire oui à chaque e-mail, réunion et opportunité? Attendez-vous le bon moment pour démarrer un projet significatif?

Parfois, ce qui nous arrête est un obstacle pratique, comme ne pas savoir combien de temps une tâche prend réellement ou ne pas fonctionner pendant notre période de production maximale (qui diffère pour chaque personne).

Heureusement, ces obstacles ne sont pas insurmontables. Ils peuvent être ajustés, révisés et surmontés, et vous pouvez le faire dès maintenant. Vous trouverez ci-dessous neuf stratégies d'experts à essayer.  

Utilisez de petites poches de temps. "La meilleure façon d'être plus productif est d'arrêter d'attendre le bon moment", a déclaré Debra Eckerling, l'auteur deVotre guide d'objectifs: une feuille de route pour définir, planifier et atteindre vos objectifs. Eckerling travaille avec des particuliers et des entreprises pour fixer des objectifs et gérer des projets.

Travailler par incréments - dès maintenant - peut vous aider à faire des progrès significatifs et à accomplir des tâches. Par exemple, si votre objectif est de publier un article de blog une fois par semaine, a déclaré Eckerling, vous pourriez écrire un brouillon le lundi; le réviser mardi; examinez-le et ajoutez des images et des liens mercredi; et publier et promouvoir le jeudi.

Suivez votre temps. Savez-vous combien de temps il vous faut pour répondre aux e-mails? Ou finir de rédiger ce rapport? Ou compléter une première ébauche de votre article? Selon Marija Kojic, rédactrice en chef de la productivité, «si vous savez comment vous actuellement passer du temps, vous saurez exactement comment vous pouvez apporter des améliorations avec votre temps pour être plus productif A l'avenir.”

Kojic a partagé cet exemple: après avoir suivi votre temps, vous découvrez que chaque jour, vous passez 3 heures à supprimer des e-mails et à répondre à tous les e-mails que vous recevez. Ce qui signifie que c'est au moins 2 heures que vous pourriez consacrer à vos priorités à la place.

Déléguez et automatisez. Matt Bodnar, expert en stratégie et créateur et animateur du podcast The Science of Success, a souligné l'importance de préserver notre créativité et notre pouvoir de décision pour des tâches importantes et à fort impact (qui seront différentes pour chacun). Premièrement, il a suggéré de faire un inventaire de votre propre vie (voici comment il le fait) et d'identifier les tâches et les activités qui vous font perdre votre temps et votre énergie. Ensuite, réfléchissez à la manière dont vous pouvez les déléguer ou les automatiser.

Par exemple, Bodnar a un assistant virtuel qui planifie la plupart de ses réunions, complète ses notes de frais et réserve son voyage. Ces choses apparemment petites s'additionnent. Comme il l'a fait remarquer, «Même libérer 5 heures par semaine (une heure par jour) de temps d'administration perdu peut être énorme. C’est 20 heures par mois. Cela équivaut à une semaine de travail de 40 heures tous les 2 mois ajoutée à votre calendrier. "

Pour son podcast, Bodnar se concentre uniquement sur l'enregistrement des interviews - il automatise tout le reste, y compris la sensibilisation des invités, la production audio, la publication d'épisodes et la conception graphique.

Protégez vos priorités. Identifiez ce qui est le plus important pour vous. Quels sont vos grands objectifs, votre travail en profondeur? Une fois que vous le savez, il est vital d’honorer ces priorités et de refuser tout ce qui n’est pas en accord avec elles, a déclaré Bodnar.

Bien sûr, vous pourriez vous sentir mal de dire non. Cependant, «si vous voulez vraiment atteindre les grandes priorités de votre vie, vous devez parfois laisser les gens s'énerver ou avoir l'impression que vous les avez ignorés, vous devez refuser des opportunités et vous devez refuser les réunions qui ne sont pas importantes. " Car qu'est-ce qui est le plus important pour vous: accéder à la boîte de réception zéro ou travailler sur un projet significatif?

Connectez-vous à votre «pourquoi» à un niveau plus profond. Pourquoi travaillez-vous pour atteindre l’objectif auquel vous travaillez? Que gagnerez-vous lorsque vous atteindrez cet objectif? La conférencière et coach Jessi Beyer a suggéré de répondre à ces questions, puis d'aller plus loin pour créer un lien émotionnel.

Par exemple, au niveau de la surface, pourquoi avoir besoin de terminer un certain projet pour être éligible à une promotion ou à une augmentation est d'obtenir cette promotion ou cette augmentation. Mais après une réflexion plus approfondie, le lien émotionnel est plus de stabilité pour votre famille, plus d'argent pour le fonds universitaire de votre fille et de meilleures heures afin que vous puissiez réellement vous rendre aux jeux et aux performances sportifs de vos enfants.

«Lier votre« pourquoi »à quelque chose qui vous est si cher le rendra encore plus puissant en tant que facteur de motivation», a déclaré Beyer.

Elle a également souligné l’importance de mettre l’accent sur la «satisfaction interne» par rapport à la «reconnaissance externe». "Vous ne pouvez pas contrôler la façon dont les gens pensent ou agissent, et votre motivation échouera lorsque tout ce que vous avez est le rêve de faire quelqu'un d'autre comme vous."

Une fois que vous savez pourquoi, écrivez-le et gardez-le quelque part visible.

Prenez rendez-vous avec vous-même. Il est beaucoup plus facile de respecter un rendez-vous avec quelqu'un d'autre que d'honorer nos propres engagements. Mais ne laissez pas cela vous empêcher de le faire de toute façon. Eckerling a recommandé de consulter votre emploi du temps et de bloquer le temps ou de créer des «rendez-vous» pour un travail ciblé. Un rendez-vous permanent est encore mieux, dit-elle.

Lorsque vous avez terminé votre session ciblée, notez ce que vous avez accompli, dit-elle. «De cette façon, à la fin de chaque semaine ou de chaque mois, vous pouvez regarder en arrière et voir vos progrès. Lorsque vous verrez tout ce que vous avez accompli, cela vous incitera à être encore plus productif. "

Suivez la règle des 2 minutes. «Si cela prend moins de 2 minutes, faites-le maintenant», a déclaré Alexis Haselberger, un coach en gestion du temps et en productivité qui travaille avec des individus et des équipes pour les aider à augmenter leur productivité et à réduire le stress. Elle a partagé ces exemples: RSVP à une invitation dès que vous la recevez; numérisez ou déchiquetez un morceau de papier qui tombe sur votre bureau.

Une autre variante de la règle des 2 minutes consiste à s'engager à travailler sur une tâche difficile que vous évitez depuis seulement 2 minutes, a déclaré Kojic. Cela vient de la première loi de Newton: "Un objet au repos reste au repos et un objet en mouvement reste en mouvement." L'idée est que si vous commencez à travailler sur une tâche, vous continuerez probablement à y travailler (bien au-delà de 2 minutes), car vous êtes déjà en mouvement, A déclaré Kojic.

Créez un rappel visuel de vos objectifs. Cela sert de rappel de ce vers quoi vous travaillez, selon Eckerling. Elle a noté que votre rappel pourrait être un slogan: «quelque chose de court, de vif et de mémorable, basé sur votre mission personnelle ou de projet», comme «partagez mon histoire» ou «foncez». Ou ce pourrait être une lyrique stimulante. Eckerling aime «I ain’'t settlin» de la chanson «Settlin» de Sugarland.

Votre rappel peut également être une image de quelque chose que vous souhaitez créer. Quoi que vous choisissiez, placez-le dans votre bureau ou sur l'arrière-plan de votre ordinateur, ou partout où vous regardez tous les jours.

«Le fait de savoir que ce à quoi vous travaillez est possible est à la fois inspirant et motivant.»

Identifiez votre heure de pointe. Lorsque cela est possible, gérez vos projets les plus difficiles pendant vos heures de pointe, selon Eileen Roth, experte en productivité et auteur du livre Organisation pour les nuls. Pour découvrir votre heure de pointe, elle a suggéré de faire attention au moment où vous vous sentez le mieux pendant 3 à 4 jours:

• Lorsque vous vous réveillez, vous sentez-vous «chargé»? Faites-vous plus le matin, mais avez-vous l'impression de traîner l'après-midi? Si tel est le cas, vous êtes une personne du matin.
• Si vous accomplissez facilement plus après le déjeuner, vous êtes une personne de l'après-midi.
• Si vous êtes plus productif la nuit et vous travaillez de 9 à 5, choisissez votre deuxième meilleur temps.

Une autre option, a déclaré Roth, est d'avoir une «heure tranquille» et de mettre un panneau sur la porte de votre bureau ou sur le mur de votre cabine pour dire à vos collègues de revenir dans une heure. "Vous pourriez gagner 5 heures par semaine de cette façon, et probablement en faire plus que toute la semaine ..."

Roth a également suggéré de déplacer les réunions à vos heures creuses, si possible. Et si vous devez travailler pendant une période creuse, commencez par des parties plus faciles, plus routinières ou moins créatives d'un projet, telles que la recherche ou la saisie de données, a-t-elle déclaré. Cela vous aide à prendre de l'élan et à continuer.

Bien que nous ne puissions pas avoir plus d'heures dans la journée, nous pouvons être stratégiques et nous concentrer sur nos priorités. Et vous pouvez commencer dès maintenant.

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